Rozliczanie samochodu służbowego i mieszanego

Korzystanie z samochodu w działalności gospodarczej może mieć podwójny charakter: wykorzystywany jest tylko i wyłączenie w celach służbowych lub w celach służbowych i prywatnych pracownika. W drugim przypadku pracodawca i pracownik muszą ustalić na jakich zasadach będzie udostępniany pojazd do celów prywatnych. Zazwyczaj w przypadku samochodów mieszanych może odbywać się to na dwa sposoby: samochód służbowy jest udostępniany bezpłatnie lub na podstawie umowy cywilnoprawnej o odpłatnym korzystaniu z auta. Jak to wygląda w praktyce?

Aby pracownik mógł korzystać z samochodu służbowego nieodpłatnie, należy ustalić jego wartość, gdyż stanowi to dla niego przychód, który musi podlegać opodatkowaniu. Aby określić wartość samochodu należy dokonać jego wyceny na podstawie obowiązujących stawek rynkowych. Ważne w tym przypadku będą takie informacje jak marka samochodu, jego rok produkcji, stan techniczny czy przebieg. Do tej wartości może zostać także wliczany koszt paliwa, który musi ponieść pracodawca (nie zalicza się do tego kosztów paliwa pokrywanych przez pracownika).

Najczęściej popełnianym przez pracodawców błędem przy wycenie samochodu jest przemnożenie liczby kilometrów, którą zakładamy, że pracownik  przejedzie, przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu co jest zgodne z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dlaczego należałoby unikać takiej metody wyceny?

Dlatego, że ten sposób nie jest akceptowany przez organy podatkowe, z którymi należy się potem rozliczyć. Powyższe rozporządzenie mówi o sytuacji, w której pracownik do celów służbowych używa samochodu niebędącego własnością pracodawcy. Dlatego najlepszą formą wyceny samochodu jest porównanie wcześniej wymienionych cech samochodu z cenami usług świadczonych przez firmy wynajmujące samochody na tym samym obszarze działania co firma.

Jak już wycena nieodpłatnego świadczenia zostanie wykonana w sposób prawidłowy, akceptowalny przez organy podatkowe, to uzyskana kwota jest doliczana do wynagrodzenia pracownika, od którego naliczany jest podatek dochodowy oraz składki ZUS (ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne). Natomiast pracodawca musi jeszcze usługę nieodpłatnego świadczenia samochodu opodatkować stawką podstawową VAT 23%.

Drugi sposób udostępniania przez pracodawcę samochodu służbowego jest zawarcie dodatkowej umowy cywilnoprawnej, która regulowałaby sposób korzystania z samochodu poza godzina pracy oraz ustalała opłatę za korzystanie z niego. W tym przypadku nie mamy już do czynienia z przychodem po stronie pracownika, gdyż płaci za usługę korzystania z samochodu, a wycena pojazdu powinna być zgodna z wartością rynkową.

Także odpłatne korzystanie z możliwości korzystania z samochodu służbowego podlega opodatkowaniu. W tym celu pracodawca musi wystawić pracownikowi fakturę VAT, w której podstawą opodatkowania będzie kwota usługi zawarta w umowie.

Drugi sposób jest znacznie prostszy dla pracodawcy, gdyż wszelkie ustalenia zawarte są w umowie cywilnoprawnej. Jednak w obu przypadkach istnieje konieczność rozliczenia się z urzędem skarbowym i przedsiębiorca powinien mieć tego świadomość.